KUTO Arşivini Dijitalleştirdi

Kuşadası Ticaret Odası’nda, Dijital Arşiv Projesi ve Bilişim Teknolojileri Alt Yapı Yenileme çalışmalarının sonuna gelindi.
Yaz aylarında başlayan Dijital Arşiv Projesi kapsamında, Kuşadası Ticaret Odası’na ait tüm birimlerdeki dosyalar, yazılı ve baskılı evraklar, yüksek çözünürlüklü, hassas A3 formatındaki hızlı tarayıcılar ile taranarak, TSE 13298 standartlarına uygun EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) yazılımına anahtar kelimeler ile indekslenerek aktarıldı.

DİJİTAL ARŞİV 

Üyelere ait dosyaların içerisinde bulunan evrakların tasniflenerek elektronik ortama atıldığı bu uygulama ile üye dosyaları, kurul karar defterleri, gelen-giden evraklar gibi Oda bünyesindeki tüm yazılı ve basılı dokümanlar, günümüz şartlarına uygun olarak elektronik ortamda korunmaya alındı.

BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ ALT YAPISI YENİLENDİ

Kuşadası Ticaret Odası bünyesinde kurulan EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) ile, dijital arşiv oluşturmanın yanı sıra, iç ve dış yazışmaların elektronik ortamda gönderilip alınmasına, KEP (kayıtlı elektronik posta) hizmeti ile gönderilen belgelerin bir sekteye uğramamasına, birimler arası iletişim ve işlerin sevki, onaylanması, takibi gibi işlerin de akışının elektronik ortamda yapılmasına imkan sağlandı.
Yapılan bu sistemin aktif ve sürekli çalışılabilmesi ve dış etkenlerden oluşabilecek riskler göz önünde bulundurularak, Kuşadası Ticaret Odası Bilişim Teknolojileri alt yapısını, yeni nesil server mimarisi, sunucu veri tabanı, sunucu işletim sistemi ve yedekleme ünitelerini de yenileyerek, uzun yıllar ek bir yatırım yapmaksızın sorunsuz bir şekilde çalışabilir hale getirdi.

Kuşadası Ticaret Odası Yönetim Kurulu Başkanı Serdar Akdoğan; Üye memnuniyeti odaklı çalışan Odamızda, üyelere, personele ve tüm faaliyetlere yönelik tüm verilerimizi geçmişe yönelik elektronik olarak arşivledik. Bundan sonra da kurulan bu modern sistemimizle arşivlememiz, bu doğrultuda devam edecek. Zaman içerisinde olabilecek evrak kayıplarının önüne geçilebilecek ve aynı zamanda harcanan zamandan da tasarruf edilebilecektir. Yenilediğimiz elektronik alt yapı çalışmalarımız ile hizmet kalitemizi daha da yükselterek, daha verimli bir çalışma ortamı sağlamış olduk” dedi.

AydınÖzel